Zadania Wydziału

Do zadań Wydziału Ogólno-Organizacyjnego należy:

• zapewnienie obsługi organizacyjnej i  administracyjnej oraz sprawy  kancelaryjno - techniczne, administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu a w szczególności:

  - prowadzenie sekretariatu Prezydenta,
  - przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów z Prezydentem, Wiceprezydentami, Sekretarzem , Skarbnikiem bądź kierowanie ich do właściwych Wydziałów,
  - przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  - przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie  ogłoszeń o ustanowieniu  kuratora,
  - prowadzenie ewidencji korespondencji,
  - przyjmowanie obwieszczeń komorniczych o licytacji zajętej nieruchomości,
  - prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
  - utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
  - prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji  budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
  - analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
  - prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
  - nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
  - prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
  - zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i  kancelaryjne,
  - prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
  - prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
  - prowadzenie księgi inwentarzowej wyposażenia Urzędu,
  - prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta  Miasta,

• w zakresie prowadzenia spraw osobowych pracowników Urzędu  w szczególności :

- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych  pracowników,
- organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu stosunku  pracy,
- zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
- zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalno- rentowych.

• realizacja  zadań służby BHP, pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

- okresowa analiza stanu bhp,
- stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
- przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń  i instrukcji dotyczących bhp,
- rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy  pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
- udział w dochodzeniach powypadkowych,
- współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
- udział w pracy zakładowej komisji bhp

• realizacja  zadań  związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu
  
• realizacja  zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, wyborami samorządowymi, wyborami do Sejmu i Senatu RP oraz ogólnokrajowych referendów:

- zapewnienie obsługi i techniczno-materialnych warunków  pracy obwodowych komisji do spraw referendum oraz obwodowych komisji wyborczych,
- przygotowanie propozycji: obwodów głosowania, ustalenia granic i numerów obwodów oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych,
- podawanie do publicznej wiadomości informacji o granicach i numerach obwodów głosowania oraz  siedzibach obwodowych komisji wyborczych,
- przyjmowanie dokumentów z wyborów od obwodowych komisji wyborczych  i obwodowych komisji do spraw referendum,
- dokonanie zniszczenia przechowywanych dokumentów z wyborów i referendum w sposób uzgodniony z kierownikiem właściwego archiwum państwowego.

• zapewnienie należytego stanu technicznego sprzętu komputerowego
• obsługa Biuletynu Informacji Publicznej

tel.: (0 46) 858 15 53
         (0 46) 858 15 00, wew. 553
fax: (0 46) 855 37 82

e-mail: wydzial.oo@zyrardow.pl

adres: Plac Jana Pawła II nr 1, 96-300 Żyrardów