Małgorzata Szustakiewicz
Sekretarz Miasta

Zadania Wydziału

Do zadań Wydziału Ogólno- Organizacyjnego należy:

1. zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej oraz sprawy kancelaryjno - techniczne, administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu a w szczególności:

1) prowadzenie sekretariatu Prezydenta,
2) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów z Prezydentem i Zastępcami Prezydenta, bądź kierowanie ich do właściwych Wydziałów,
3) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
4) przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
5) prowadzenie ewidencji korespondencji,
6) przyjmowanie obwieszczeń komorniczych o licytacji zajętej nieruchomości,
7) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
8) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
9) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
10) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
11) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
12) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
13) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
14) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
15) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
16) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
17) prowadzenie księgi inwentarzowej wyposażenia Urzędu,
18) prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta,

2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu w szczególności :

1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu stosunku pracy,
4) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
5) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
8) ewidencja czasu pracy pracowników,
9) kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych pracowników Urzędu.

3. realizacja zadań służby BHP, pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

1) okresowa analiza stanu bhp,
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
9) udział w pracy zakładowej komisji bhp.

4. realizacja zadań związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu.

5. realizacja zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, wyborami samorządowymi, wyborami do Sejmu i Senatu RP oraz ogólnokrajowych referendów:

1) zapewnienie obsługi i techniczno-materialnych warunków pracy obwodowych komisji do spraw referendum oraz obwodowych komisji wyborczych,
2) przygotowanie propozycji: obwodów głosowania, ustalenia granic i numerów obwodów oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych,
3) podawanie do publicznej wiadomości informacji o granicach i numerach obwodów głosowania oraz siedzibach obwodowych komisji wyborczych,
4) przyjmowanie dokumentów z wyborów od obwodowych komisji wyborczych i obwodowych komisji do spraw referendum,
5) dokonanie zniszczenia przechowywanych dokumentów z wyborów i referendum w sposób uzgodniony z kierownikiem właściwego archiwum państwowego.

6. zapewnienie utrzymania należytego stanu technicznego sprzętu komputerowego,

7. współpraca z Pełnomocnikiem ds. Informacji niejawnych w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych , w których są wytwarzane , przetwarzane i przechowywane lub przekazywane informacje niejawne,

8. obsługa Biuletynu Informacji Publicznej.

Kontakt

tel.: (0 46) 858 15 53
(0 46) 858 15 00, wew. 553
fax: (0 46) 858 15 11

e-mail: wydzial.oo@zyrardow.pl

adres: Plac Jana Pawła II nr 1, 96-300 Żyrardów